Правильная деловая переписка — это когда вместо «Да вы обалдели там!!» пишешь «Добрый день, у меня есть несколько комментариев» (c) из разговора с клиентом.
Согласно опросу AOL, 60% проверяют почту даже в отпуске, 47% респондентов испытывают потребность просматривать электронную почту постоянно, 25% не могут обходиться без этого более трех дней. Это канал не только делового общения, но и создания доверительных отношений. И если опытные бизнес-тренеры разрабатывают для отделов продаж скрипты переписок, почему бы нам не воспользоваться этим каналом для презентации себя?
Три уровня коммуникации через электронную почту
1. Оформление профиля.
В большинстве почтовых сервисов, это подпись, фотография и имя отправителя. Но у каждого сервиса свои правила. Например, в gmail в подпись можно добавить красивые ссылки-кнопки и картинки (если уместно). В yandex подпись может быть только текстовой.
С подписью есть еще одна небольшая тонкость. Я рекомендую настроить мобильную версию подписи: как правило, она лаконичная и содержит фразу типа «Отправлено с iPhone». Признаюсь, меня эта фраза дико раздражала ровно до тех пор, пока я не поняла ее истинное значение. В деловом мире есть “приличный” срок ответа на письма. В среднем это 1-2 часа. Если же вы не успеваете просмотреть письмо внимательно или дать развернутый ответ, мобильная подпись вот с этим вот “Отправлено с iPhone” оправдывает вашу краткость.
2. Деловая переписка.
Все письма можно условно поделить на две группы.
Цель первых: информировать и косвенно убеждать. Это письма о текущих задачах, follow up встреч, письма-ответы на вопросы, письма-закрепления договоренностей.
Цель вторых: сначала убеждать и косвенно информировать. К этой категории относятся продающие письма, письма о сотрудничестве, разъяснения, извинения, отказы. У каждого письма из этих групп своя структура, тональность и сроки отправки-ответа. Follow up, например, направляются в течение двух-трех часов после встречи текстом в “теле” письма. Чтобы усилить эффект продающего письма, например, в ответ на запрос с сайта, стоит поблагодарить за интерес и максимально подробно расписать ваши услуги. Письма пишут все: руководители, сотрудники, клиенты, конкуренты, хедхантеры. Один из клиентов в ответ на мое письмо-отказ сказал: вы мне как будто в глаза меда налили :)) мед обычно льют в уши, но в случае с письмами - можно и в глаза. Я уверена, через письма реально можно “обнимать” и формировать доверие к нам.
3. E-mail рассылка.
Это более сложный вид коммуникации. Вложения в результат здесь долгосрочные. Подходит, если вы готовы ждать и располагаете большой базой адресов, которая регулярно пополняется. В качестве продвижения персонального бренда, этот канал подходит для фрилансеров и лидеров бизнесов. Наемным сотрудником здесь сложнее. Откуда собирать подписчиков и как объяснить работодателю, для чего вы ведете авторскую рассылку от своего имени. Если справитесь - можно собрать лояльную аудиторию, например, коллег из индустрии. Проверьте, как ваш персональный бренд работает на каждом из трех уровней коммуникации. Чтобы на любые ваши письма всегда отвечали, рекомендую книгу Тамары Воротынцевой «Деловая e-mail переписка». Чуть больше ста полезных страниц о том, как НЕ надо писать и как писать правильно.
В следующей статье расскажу об индикаторах делового имиджа в email-переписке.
