Но писать тебе я буду - хочешь ты этого или нет (с) Марина Цветаева
На что обратят внимание ваши собеседники по переписке?
- Время ответа на письмо. В первую очередь, это показывает, насколько вы заинтересованы в общении с собеседником. Нередко отсутствие своевременного ответа приводит к потере клиента. Отвечать лучше сразу, максимум через 2-3 часа. Если такой возможности нет – обозначьте, в течении какого времени вы дадите развернутый ответ. Вариант: “я получил ваше письмо, вернусь с ответом до конца рабочего дня”.
- Грамотное заполнение поля «тема». Никогда не оставляйте его пустым. Пусть это будут 3-5 конкретных и содержательных слов без смайлов и восклицательных знаков. Ваше письмо должно быть легко найти через поисковик. Варианты из моих переписок: “Follow up // 8.08.18 встреча c Космос-4 по СМИ”, “Персональный брендинг в Космос-4 для Виталия Смирнова”, “Договор на бренд-стратегию_итог”.
- Персональное обращение. Называйте собеседника по имени. Сделайте ему приятнее и продемонстрируйте ваше уважение.
- Выражение слов признательности за обращение в компанию или лично к вам. Оно может быть в начале: «Спасибо за интерес», «Спасибо за письмо» или в завершении письма: «Спасибо, хорошего дня», «Спасибо, что выбрали нас».
- Позитивное завершение письма, пожелание хорошего дня.
- Подпись и блок контактной информации. Собеседнику важно понимать, с человеком на каком уровне он общается, что входит в ваши компетенции, какие вопросы вы в силах решить.
- Отсутствие фамильярности и лишних эмоций. В письмах не должно сквозить снисхождение или неуважение к собеседнику. Если хотите разрядить обстановку или сократить дистанцию, можете шутливо сказать что-то, но только о себе. Смайлы, скобочки и наше любимое - восклицательные знаки и КАПСЛОК!!! Используйте слова, чтобы выражать эмоции. Это презентабельнее.
